Introducción

¿Por qué tanto revuelo relacionado con el Control Horario en las empresas?

El 12 de mayo entra en vigor la nueva normativa de registro horario en España. Esto significa que las empresas deberán incorporar obligatoriamente un mecanismo regulado de control de entrada y salida de los trabajadores. De no hacerlo, el empresario se expone a multas que pueden ascender hasta los 6250€. Además, deberán conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de empleados, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Descarga la Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social:
https://cdn2.hubspot.net/hubfs/3462542/Guia-sobre-el-registro-de-jornada.pdf

Contexto

¿Por qué antes no se obligaba a llevar un control horario?

En el año 2017 el registro de jornada empezó a discutirse por varias sentencias contradictorias entre el Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional.

La Audiencia Nacional entendía que la única forma fehaciente de llevar un control normativo sobre el horario de los trabajadores era mediante el registro de jornada.

El Tribunal Supremo, en una sentencia a favor de Bankia, contradijo lo expresado por la Audiencia Nacional, dictando que sólo sería obligatorio llevar un registro de jornadas en el caso de los trabajadores a tiempo parcial.

 

¿Por qué la urgente necesidad de aplicar la nueva medida?

El ejecutivo justificaba la urgencia de la medida para evitar la precarización del mercado laboral. Concretamente aludía al empeoramiento de salarios y conciliación para los trabajadores así como de cotizaciones para la Seguridad Social.

Según los datos de la última Encuesta de Población Activa (cuarto trimestre de 2018) un 50% de asalariados aseguran tener una jornada laboral superior a las 40 horas semanales. Durante el año pasado, el 35% del total de las denuncias en materia de relaciones laborales que recibió la Inspección de Trabajo y Seguridad Social estaban relacionadas con tiempo de trabajo. Cada semana de 2018 fueron realizadas un total de 6,4 millones de horas extraordinarias y un 48% de los trabajadores declaraba no recibir retribución por las mismas, además de no cotizar por ellas a la Seguridad Social.

 

¿Qué se prevé en la nueva ley de registro de horas que entra en vigor el 12 de Mayo?

El 12 de marzo se publicaba en el BOE el real decreto-ley que aprobaba el consejo de ministros el 8 de Marzo para luchar contra la precariedad laboral: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2019-3481 

El derecho laboral básico de cada empleado contempla la necesidad de conocer la duración y distribución de su jornada de trabajo. En garantía del cumplimiento de estos derechos, el gobierno aprobará por decreto la reforma de los artículos 4, 12, 34 y 35 del Estatuto de los Trabajadores. Esencialmente se trata de medidas orientadas a controlar el cumplimiento horario y registrar la información de manera transparente.

Con esta nueva ley, se obliga a las empresas a registrar las entradas y salidas de todos los trabajadores, y no sólo de los empleados a jornada parcial. Además, se exige a las empresas que guarden este registro durante 4 años. Los empresarios deberán comunicar las horas ordinarias trabajadas a cada empleado que lo solicite. También tendrá que comunicar mensualmente a sus trabajadores o representantes un resumen con la totalización de las horas extraordinarias realizadas.

Sanciones por incumplimiento de Control Horario

Ante una inspección de trabajo, el empresario debe ser capaz de proporcionar un registro de horas de trabajo de sus empleados, podría estar sujeto a una multa que podría variar de los 60€ a los 187.515€ en función de la gravedad.

 

  1. Leve: de 60 € a 625 € por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar.
  2. Grave: Las graves con multa, en su grado mínimo, de 626 a 1.250 euros, en su grado medio de 1.251 a 3.125 euros; y en su grado máximo de 3.126 a 6.250 euros.

Registro horario tradicional

¿Cómo se venía haciendo el control horario hasta ahora?

Históricamente las empresas se han apoyado en sistemas sencillos como hojas de cálculo o el famoso libro de asistencia para regular el control horario.

Hasta la llegada de esta reforma, la ley sólo obligaba a registrar el horario de entrada y salida de trabajadores con contrato a tiempo parcial.

¿Puedo llevar el control horario manualmente?

Sí. No es necesario digitalizar el registro horario de los trabajadores, aunque es recomendable. Por un lado, porque permite ahorrar tiempo a la hora de informar a los empleados de sus horas trabajadas todos los meses. Por otro porque digitalizar esa información garantiza en mayor medida disponer de los informes y su histórico ante una posible inspección de trabajo.

*Si quieres llevar el control horario de forma manual, aquí te dejamos una plantilla con la que registrar las horas de cada trabajador y dársela para que la firme cada mes.

https://www.tramitapp.com/wp-content/uploads/2019/01/registro-de-horas-de-trabajadores-espan%CC%83a-2019.pdf

Si quieres dejar de perder el tiempo en el registro horario y cumplir con la legislación vigente sin preocuparte, sigue leyendo.

Implantación

 

¿Con qué medios debo de hacer este control horario? 

El Real Decreto-Ley deja abierta la puesta en marcha del control horario. Ya sea el empresario o los representantes de los trabajadores (a través de la negociación colectiva), se deberán proporcionar las instrucciones para organizar y documentar el registro horario de cada trabajador. 

Con la digitalización llegan nuevas soluciones tecnológicas para gestionar la presencia y ausencia de los trabajadores tales como:

  • Fichajes vía plataforma online
  • Fichajes vía App: Geolocalización (GPS) y proximidad
  • Control por IP (Internet Protocol Address)
  • Control por Tarjeta o Huella
  • Dispositivos de Reconocimiento Facial

Antes la diversidad de situaciones con las que se puede encontrar cada empleado, los empresarios deberán buscar mecanismos flexibles que incorporen una o más de estas tecnologías. El cumplimiento efectivo de la normativa dependerá en gran medida de lo fácil o cómodo que resulte para los trabajadores.

¿Cómo se contabilizan las pausas durante la jornada de trabajo?
Según el Ministerio de Trabajo, existen dos tipos de pausas en la jornada de trabajo. En primer lugar aquella determina un alto en el trabajo y que viene recogida por convenio o contrato. En este caso los trabajadores tendrían que fichar tanto cuando interrumpen su jornada como cuando la retoman. En el caso de pausas informales o voluntarias (ej. tomar un café, salir a fumar o realizar trámites personales) se recomienda contabilizar también ese tiempo aunque empresarios y trabajadores pueden determinar cómo medir estas interrupciones de la jornada laboral. Se podrá definir mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.

¿Los directivos de la empresa también están obligados a cumplir con el control horario?
El Ministerio de Trabajo ha dejado claro que el personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) está ‘excepcionado de la aplicación de la norma’. Estos trabajadores se regulan por un régimen especial con características ajenas al Estatuto de los Trabajadores.

Implicaciones

¿Qué supone la nueva normativa de control horario  para las partes implicadas?

Para el empresario:

  • Mayor control sobre horas realizadas por los empleados y del absentismo laboral
  • Conocer necesidades y grado de eficiencia de su plantilla de trabajadores
  • Garantizar cumplimiento de la ley y evitar sanciones (60 a 625 euros para las infracciones leves, hasta los 187.515 euros para las consideradas como muy graves)

Para el empleado:

  • Reconocimiento efectivo del número de horas trabajadas.
  • Registro compartido y transparente de horario.
  • Cada trabajador dispondrá de una relación de horas ordinarias y extraordinarias realizada cada mes. Los representantes sindicales recibirán también esta información de toda la plantilla, lo que implica mayor visibilidad tanto para la patronal como para Ministerio de Trabajo- sobre cuánto y en qué condiciones desarrolla su trabajo.

Trabajadores a tiempo parcial

¿Cómo se realiza el control horario con los trabajadores a tiempo parcial?

Ya antes de la aprobación del decreto ley del gobierno de Sánchez Castejón, la normativa obligaba a empresarios a registrar las horas realizadas por los empleados contratados a tiempo parcial. De igual modo, el empleador debe entregar mensualmente a sus trabajadores la relación de número de horas realizadas (junto a la nómina) ya sean ordinarias o complementarias. La nueva normativa extiende ese control horario a los trabajadores a jornada completa también.

¿Habrá que registrar también la jornada de los trabajadores de Empresas de Trabajo Temporal (ETT) que presten servicios dentro del centro de trabajo de cada empresa?

La normativa impone a las empresas el registro obligatorio de sus propios empleados pero los trabajadores de Empresas de Trabajo Temporal cedidos deberán también realizar este registro diario de jornada.

¿Habrá que registrar también la jornada de los trabajadores de empresas contratistas que presten servicios dentro del centro de trabajo de cada empresa?

En este caso no será necesario al tratarse de trabajadores ajenos a la empresa por lo que ésta no ejercerá sus poderes de organización. Esto no excluye la posibilidad por parte de las empresas de coordinarse de cara al cumplimiento de los deberes de protección de riesgos laborales.

¿Qué pasa con los trabajadores con contratos con libre disponibilidad?
Aquellas empresas que abonen un plus por libre disponibilidad a sus trabajadores tienen derecho a contar con éstos fuera de su horario de trabajo. Estas horas se considerarán aceptables siempre que no impliquen ‘situaciones indiciariamente abusivas o desproporcionadas’. Se recomienda llegan a un acuerdo a través de negociación colectiva o acuerdo de empresa para evitarlo.

Horas extra

¿Y cómo se realiza el control de las horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias, más conocidas como horas extras, son ‘las cantidades de tiempo adicionales que un trabajador realiza sobre su jornada de trabajo’. En este sentido, la nueva normativa es complementaria a la obligatoriedad adicional de llevar un registro independiente de las horas extraordinarias. Como las horas extra se computan en término anual, es imprescindible mantener un cálculo actualizado para no incurrir en errores.  

¿Existía la obligación de guardar registro para las horas extraordinarias?

Sí. En el apartado 35 del Real Decreto Legislativo 2/2015 ya se establecía que a efectos del cómputo de las horas extraordinarias, la jornada del trabajador también se debía de registrar día a día, totalizando en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y entregando copia del resumen al trabajador.

¿Las horas extras se pagan en la nómina del mes inmediatamente?

No, las horas extras también se pueden compensar por horas de asuntos propios a consumir en los 4 meses siguientes a la realización de la hora extra.

Es decir, se pueden pagar o compensar por descanso. El límite de horas extras pagadas es de 80h anuales.

https://www.tramitapp.com/registro-horas-extra/

Horas complementarias

¿Qué son las horas complementarias?

Son las horas de más que realiza un empleado a tiempo parcial.

¿Se deben registrar también las horas complementarias?

Sí, debe haber un registro del número de horas complementarias realizadas por los trabajadores a tiempo parcial. Además, el número de horas complementarias que podrá exceder un trabajador con respecto a sus horas ordinarias es del 30%, que puede ser ampliado por convenio colectivo hasta un máximo del 60%.

Sin embargo, se prevé la posibilidad de que el empleado, voluntariamente, pueda aceptar realizar horas complementarias que excedan el porcentaje pactado hasta un límite de un 15% más.

Teletrabajo

¿Se deben registrar también las horas si trabajamos en remoto?

Sí, los empleados que trabajan en remoto también deben registrar las horas que realizan para cumplir con la normativa del mismo modo que con las correspondientes medidas de protección de datos prevención de riesgos laborales.

¿Se contabiliza el desplazamiento al lugar de trabajo?
En los casos en los que un trabajador combine el teletrabajo con presencia en el centro de trabajo durante una misma jornada, el desplazamiento hasta el puesto de trabajo no computará como periodo trabajado. Sin embargo, si ese desplazamiento se produce por motivos laborales (ej: visita comercial) entonces el trayecto sí contará dentro del registro.

¿Los comerciales o transportistas también deben registrar las horas trabajadas?

Sí. Salvo que el convenio o el ministerio en su reglamento fije lo contrario para determinados colectivos, algo que de momento no ha hecho.

Los principales riesgos que hay que tener en cuenta cuando se instala el teletrabajo es la implicación de los jefes de equipo, la planificación gradual teniendo en cuenta toda la plantilla (el presencialismo no es necesario en todos los trabajos) y el control.

https://www.tramitapp.com/teletrabajo/

Según diversos estudios, el teletrabajo reduce el absentismo, aumenta la productividad y reduce los costes de los empleados. Visita nuestro blog sobre los 5 consejos imprescindibles para implantar el teletrabajo: https://blog.tramitapp.com/5-consejos-imprescindibles-implantar-teletrabajo/