El verano está a la vuelta de la esquina y muchas empresas están ya en pleno proceso de elaboración del calendario de vacaciones y el cálculo de vacaciones de los empleados.

Organizar las vacaciones de los empleados es uno de los derechos laborales que provocan más polémica entre los trabajadores y los empresarios y entre los propios empleados. Organizar las vacaciones sin cometer errores y sin que haya malos rollos suele ser bastante complicado.

Los sistemas tradicionales que se venían utilizando para crear las plantillas de vacaciones para empleados son la hoja de cálculo de Google, la tradicional plantilla de Excel para calcular las vacaciones, el Google calendar o a través del calendario de Outlook Microsoft. Actualmente la mayoría de los departamentos de Recursos Humanos optan por utilizar los softwares de gestión de vacaciones de empleados como el de Tramitapp. Haz clic aquí para más información.

El software de gestión de vacaciones para empleados ahorra no solo tiempo al departamento de RRHH, sino que elimina los posibles conflictos entre los empleados a la hora de elegir sus turnos de vacaciones y genera un mejor ambiente en la empresa evitando los posibles errores que pueden surgir al hacerlo de forma manual.

Pero si vas a elaborar un documento para organizar las vacaciones de forma manual o si quieres calcular tus propias vacaciones, te estarás preguntando

¿Que tienes que tener en cuenta para el cálculo de los días de vacaciones?

Lo primero será saber que estipula el Convenio colectivo en relación con el número de días de vacaciones que le corresponden a cada trabajador. Algunos convenios hablan de vacaciones en días laborables y otros los contabilizan en días naturales.

¿Cuál es la diferencia entre días naturales y laborables?

Cuando se habla de días naturales son todos los días del mes. Si tu convenio colectivo estipula que a cada trabajador le corresponden 30 días naturales de vacaciones se contabilizaran también fines de semana y festivos.  Por ejemplo, si te vas de vacaciones el 1 de Julio y vas a disfrutar de tus 30 días de vacaciones naturales tus vacaciones se acabarán el día 30 de Julio y dentro de tus vacaciones se contabilizarán los fines de semana y festivos que haya en ese mes. Otro ejemplo, si decides dividir tu periodo vacacional en dos tramos lo normal es los tramos sean en semanas contabilizadas de lunes a domingo y si hay días festivos en esa semana también contaran como días de vacaciones.

Pero si el Convenio colectivo habla de días laborables, tus vacaciones se contabilizarán solo en los días hábiles, no incluirán domingos ni festivos. Por ejemplo, en este caso si te vas de vacaciones el día 1 de julio y vuelves el 30 solo habrás disfrutado de vacaciones los días hábiles de ese mes. Se contabilizaran de lunes a viernes y se descontaran los días festivos en esa semana.

Aunque el mínimo de días de vacaciones garantizados es de 30 días naturales al año, hay convenios que amplían el numero de vacaciones, pero recuerda que nunca debe ser inferior a 30 días naturales o 22 laborables.

¿Como hay que hacer el cómputo de los días tanto si son laborables como naturales? 

Las vacaciones sean en días laborables o naturales no pueden empezar en día inhábil. Es decir, no podrán empezar un domingo ni un festivo, empezarán a contar desde el lunes.

Y se cuentan todos los días hasta el día de incorporación al trabajo.

Hagamos un ejemplo con el puente de Mayo. Supongamos que estamos en la comunidad de Madrid y estos son los días festivos de 2018:

  • El martes 1 de mayo es fiesta por el Día del Trabajo.
  • El miércoles 2 de mayo es fiesta por el Día de la Comunidad de Madrid.

Tú y tu amiga Carlota trabajáis en dos empresas diferentes, y quereis iros a la playa el puente de Mayo, del viernes 27 de abril por la tarde y volver a trabajar el día 3 de mayo por la mañana:

A tí en tu empresa se le aplica el calendario de la comunidad de Madrid y tienes 30 días de vacaciones naturales. En este caso tú gastas 3 día de vacaciones (el 30 de abril, lunes, el 1 y 2 de mayo).

A Carlota se le aplica el calendario de la comunidad de Madrid y tiene 22 días de vacaciones laborales. Aquí Carlota gasta 1 día de vacaciones (el 30 de abril, lunes).

¿Puede mi empresa impedirme coger vacaciones en algún periodo?

La empresa puede establecer un periodo del año que esté excluido de días vacaciones, pero tiene que estar reflejado en el convenio colectivo y en el contrato. Hay empresas que tienen un pico de trabajo en una época determinada del año como, por ejemplo, navidad. Puede que en el contrato o en el convenio colectivo se estipule que durante esa época los trabajadores no podrán cogerse vacaciones. El Estatuto de los trabajadores que establece el derecho del trabajador a disfrutar al menos de 15 días de vacaciones en verano. (Aunque legalmente el verano se considera de mayo a octubre).

¿Cuántos días de vacaciones corresponden por mes trabajado?

A cada trabajador le corresponden 2,5 días de vacaciones por ley por mes trabajado. Lo que son 30 días de vacaciones al año. Es decir, las vacaciones del trabajador son como mínimo 30 días naturales por año. Quiero recordar que si hablamos de días naturales son todos los días del mes, incluidos festivos y fines de semana.

¿Qué pasa si el trabajador está de baja en el periodo que le habían asignado las vacaciones? ¿Y si el trabajador se pone de baja en mitad de las vacaciones?

El periodo de vacaciones es compatible con procesos de baja, el trabajador seguirá teniendo derecho a utilizar esos días de vacaciones cuando se reincorpore de la baja. Aun cuando esas vacaciones no disfrutadas sean del año anterior.

Un ejemplo, tenías asignadas vacaciones del 1 al 15 de mayo, pero te realizan una operación de urgencia justo antes del 1 de mayo y te dan dos semanas de baja. La empresa no contabilizara esas vacaciones, y podrás disfrutarlas una vez te incorpores al trabajo.

Si durante las vacaciones sufres una enfermedad o un accidente por el cual te den la baja médica, debes enviar esa baja a la empresa para que se interrumpan tus vacaciones y puedas disfrutar de esos días posteriormente.

Es importante recordar que, aunque el trabajador tendrá derecho a disfrutar esos días una vez se recupere de la baja, el periodo en el cual las disfrutara tendrá que ser de común acuerdo con los responsables de la empresa o con el responsable de asignar las vacaciones.

¿Si me voy de la empresa, me pagan las vacaciones no disfrutadas?

Otro factor para tener en cuenta es el cálculo de vacaciones si hay un finiquito; las vacaciones no disfrutadas se pagan, dividiendo el sueldo mensual del trabajador entre 30 días que tiene el mes, y se pagaría lo que correspondiera por día de los días de vacaciones no disfrutados.

Si el número de días a pagar es decimal, se redondean como norma general hacia abajo si el decimal es inferior a 4 (ejemplo 3,4 días se redondea a 3) y hacia arriba si es superior (ejemplo 3,5 días se redondea a 4.

¿Hay algún otro criterio para poder adjudicar las vacaciones?

Por último, tienes que saber si tu empresa establece algún criterio a la hora de adjudicar las vacaciones de los empleados como puede ser la antigüedad o tener hijos menores de 12 años.

¿Como se determina la antigüedad de un empleado?

Se calcula teniendo en cuenta la antigüedad del empleado a 31 de diciembre del año que se están calculando las vacaciones. Por ejemplo, si estas solicitando las vacaciones de este año 2018, tu antigüedad será aquella que hayas acumulado el 31 de diciembre de 2018.

¿Como se calculan las vacaciones en contratos de tiempo parcial o media jornada?

No hay que pensar que por disfrutar de un contrato a tiempo parcial de media jornada o de reducción de jornada las vacaciones que les correspondan serán menores que las que le corresponden a un trabajador de jornada completa. Las vacaciones son siempre las mismas independientemente del tipo de contrato. Lo que varía es la retribución que recibe el empleado. Es decir, el sueldo de un trabajador a tiempo parcial suele ser inferior al de un trabajador de tiempo completo, pero ambos tienen derecho a disfrutar un mínimo de 30 días naturales al año.

Tener en cuenta todas estas variables sin cometer errores es poco probable. Si tratamos de administrar de forma manual toda la información los errores humanos es frecuente que ocurran. Por lo tanto, utilizar un sistema de gestión de recursos humanos es la forma más sencilla, eficiente y eficaz de organizar los turnos de vacaciones de los empleados porque simplifica la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias y permite hacerlo sin destinar más tiempo y recursos de los deseados. ¿Quieres ver cómo funciona?