Para que un Portal del Empleado funcione es clave que los empleados lo usen…

Suena obvio, pero la realidad es que ya puede ser el Portal excelente por dentro que, si el empleado pone mil excusas para utilizarlo, es que no está logrando su objetivo.

¿Cómo podemos hacer que un empleado use el Portal? Desde luego obligarle es una opción, es el método de gestión de toda la vida. Pero ¿no es mejor si el empleado lo usa porque le aporta, porque le ahorra tiempo? Pónselo fácil!

 

Un ejemplo en el mundo bancario…

Uno de mis ejemplos favoritos es el de hacer una transferencia bancaria. Antiguamente teníamos que organizarnos para poder ir al banco en horario de oficina, que solía ser de mañanas… Nada fácil para conseguir llegar antes de que nos cerrasen! Fue una revolución cuando desde nuestro ordenador, con nuestras claves podíamos hacer una transferencia ¿Ahora por qué esperar a abrir el ordenador? Tenemos una App que está en la publicidad de muchos bancos. En cualquier momento y desde cualquier lugar podemos acceder desde el móvil y hacer la transferencia para el regalo de un amigo…

Donde se encuentra el empleado cuando…

Muchos departamentos de RRHH siguen teniendo a una persona que se dedica a recibir a los empleados para ayudarles en sus gestiones. Algunas empresas tienen acceso al Portal del Empleado, únicamente desde el ordenador. Y el ordenador generalmente se encuentra en la oficina o en casa. ¿Estas seguro de que los empleados se encuentran en estos sitios cuando…

  1. ¿Necesitan las nóminas?
  2. ¿Reportan un parte de baja médica?
  3. ¿Tienen a un familiar hospitalizado?
  4. ¿Quieren solicitar las vacaciones?
  5. ¿Reportan un gasto de comida, o de kilometraje?

Tus empleados…

  1. Necesitarán las nóminas cuando están en el banco solicitando un préstamo, o firmando un contrato de alquiler…
  2. Se acordarán de reportar un parte de baja justo a la salida del médico. Sino se lo guardarán y lo reportarán cuando encuentren un escáner, cuando pasen por la oficina…
  3. Solicitarán o aportarán el justificante de un permiso retribuido cuando están en el hospital o…
  4. Pensarán en pedir las vacaciones cuando las están planificando con familia y amigos. Aunque es cierto que siempre nos acordaremos de las vacaciones, y en cuanto lleguemos a la oficina dedicaremos un momento a cursar la solicitud…
  5. Tendrán el ticket de gasto de comida con todos los detalles cuando están en el restaurante o conocerán el kilometraje cuando han apagado el motor del coche.

En estas situaciones, la mayor parte de nosotros lo que sí tenemos disponible es el móvil. ¿Y no es la App del Empleado el mejor portal de acceso para estas gestiones? Creo que la respuesta es afirmativa.

Un paso hacia la digitalización en RRHH…

La digitalización está en boca de todos, pero no terminamos de darle forma.

Estas gestiones de las que acabamos de hablar son necesarias. Pero absorben gran cantidad de tiempo y no aportan valor al departamento de Recursos Humanos. ¿Por qué no digitalizarlas? Y el primer paso es ponérselo fácil a los Empleados para que a través de la App del Empleado puedan consultar las nóminas, reportar el parte de baja médica, los permisos, solicitar las vacaciones y gastos…

Este cambio de filosofía del Portal del Empleado contribuirá a ahorrar tiempo al Departamento de RRHH!

Te animo a dedicar apenas 1 minuto a ver un ejemplo de APP del Empleado en este vídeo de TramitApp

¿Y ahora?

Si el empleado nos reporta la información es poderosísimo… Pero la siguiente clave para impulsar la transformación digital del departamento de Recursos Humanos y así ahorrar tiempo, es hacer un buen y eficaz uso de la misma; definir correctamente el contenido y organización de nuestro Portal, de nuestra App del Empleado. Más en el siguiente post.

Y cuidado… no es lo mismo una Intranet/Extranet que un Portal del Empleado… los objetivos no son los mismos.