La nueva Ley de Protección de Datos entrará en vigor el 25 de mayo de 2018. Las multas para quien no cumpla con este nuevo Reglamento General de Protección de Datos son mucho mas caras que con la LOPD.

Tramitapp es una sencilla herramienta que ayuda a tu Empresa a cumplir la RGPD (Reglamento General de Protección de datos) ó en inglés GDPR (General Data Protection Regulation) con tus empleados. Te decimos concretamente en qué puntos:

1. Consentimiento explícito del empleado de aceptación de la RGPR: una vez el empleado se loga en la APP de Tramitapp con su usuario y contraseña, aparece un texto informándole sobre la nueva ley de Protección de datos. De hecho, es positiva para los empleados; lo que no es tan positivo es aumentar la burocracia. Por ello informamos en un lenguaje fácil, sencillo, para que todo el mundo pueda entenderlo. El empleado tiene que aceptar expresamente (consentimiento explícito) para poder usar la APP. En Tramitapp registramos dicho consentimiento, la fecha y la hora, desde qué terminal… es decir, los datos que permiten identificar a dicho empleado. De esta forma, la empresa se asegura de que sus empleados han sido informados de una forma no invasiva y sin tener que general documentación en papel.

2. Información accesible al empleado de manera inmediata: el empleado a través de su APP tiene acceso a los datos personales que tiene la empresa tiene de él. En el perfil del empleado puede consultar los datos como nombre, apellidos, número de cuenta bancaria, datos de sus familiares… y los documentos como el DNI, el CV, el 145, etc. Es importante para el cumplimiento de la GDPR que el empleado conozca de una forma fácil la información que la empresa tiene de él. Con TramitApp lo tiene todo en su móvil, ¿hay algo más accesible?

3. Información modificable por el empleado de forma ágil y segura: el empleado, de un solo click, puede cambiar su cuenta bancaria, su dirección, teléfono, el contacto de emergencia, subir un DNI nuevo con una foto a través de la APP y borrar el antiguo, el 145, consultar las nóminas, certificado de retenciones, etc. Es importante para el cumplimiento de la GDPR que el empleado pueda ejercer su derecho a la modificación y/o cancelación de sus datos y su documentación. Por supuesto la empresa podrá controlar dichas modificaciones, y las que afecten, Tramitapp generaran incidencia para la nómina que Recursos Humanos podrá controlar en todo momento.

APP del empleado

4. Datos unificados en la nube, bien localizados. Al tener toda la información en la nube, evitamos las carpetas físicas, tenerla en servidores por duplicado o triplicado porque la información la tiene diferentes departamentos, la gestoría externa… En Tramitapp contamos con doble servidor y realizamos copia de seguridad diariamente. Como dice un estudio de Microsoft, “la nube se perfila como el mejor para que las empresas puedan cumplir con los requisitos de la GDPR”.

5. Acceso controlado a la información en la nube: en Tramitapp se puede dar acceso de consulta y/o modificación a la información tanto a los empleados de la empresa como a externos, siempre controlando los permisos de acceso. Además la información va cifrada tanto en vuelo como en reposo. Y por supuesto siempre con contraseñas generadas de manera aleatoria para evitar brechas de seguridad, muy habituales; en TramitApp un empleado no elige como contraseña “el nombre de tu perro + 1234” o para abrir la nómina enviada por mail la contraseña es “tu DNI”.

6. Consentimiento expreso del empleado para usar sus datos: con la llegada del nuevo Reglamento de Protección de Datos, no basta con que el empleado de consentimiento a la firma del contrato. Cada vez que la empresa utilice los datos del empleado para un fin que no esté detallado en el contrato, va a necesitar consentimiento explícito del empleado. Desde Tramitapp el empleado puede firmar desde su APP cualquier documento de una forma muy fácil, simplemente con el dedo. Que sea fácil y ágil no significa que no tenga validez legal. Debido a los sistemas de seguridad y de trazabilidad que tenemos, la firma de Tramitapp se puede clasificar jurídicamente como “Firma electrónica avanzada”.

7. Directivas de trazabilidad y transparencia de la información claras: en TramitApp tanto cuando la empresa inicia un trámite como si lo hace el empleado, se puede consultar desde la APP del empleado el histórico de todas las modificaciones que ha tenido dicho trámite, así como las cancelaciones. Los tramites son procesos muy intuitivos que se realizan siempre de la misma forma. Por lo tanto, hay una trazabilidad y una transparencia de las gestiones que se realizan, del uso que se hace de la información.

La GDPR entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 y todas las empresas deberán cumplirla. Tramitapp te ayuda a cumplir de una forma fácil, transparente, sencilla y segura.

¿Quieres que una de nuestras expertas te ayude a cumplir con la GDPR en materia laboral?